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Technologie, technique, administratif, législation, fournisseur, bons plans...



 
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Je vous dévoile mes techniques pour automatiser ma boîte.


Entre les documents à transmettre à la comptable, les rendez-vous clients, les devis à calculer / mettre en page et envoyer... Sans parler des factures, fiches de paie, déclarations. On a vite intérêt à automatiser tout ce qui peut l'être au risque de passer plus de temps sur l'administratif que sur le terrain et perdre en productivité.

Des nouvelles technologies pour gagner du temps, automatiser et faire plus pro !

Prendre les côtes

Vous trouverez des télémètres laser en magasin de bricolage pour environ 50€. Et des plus pros à environ 200€ pour mesurer jusqu'à 50 mètres en extérieur de jour (comme sur la photo ci-dessous), avec lunette de visée. Je m'en servais pour mesurer les façades à nettoyer.



Noter / Mémoriser les côtes

En 2009 sortent les premières tablettes avec stylet et j'achète la Samsung Galaxy Note 8, comme beaucoup je vois un potentiel énorme dans ce type d'appareil. A l'époque, bien que nous ayons déjà des télémètres laser, nous prenons nos côtes encore sur papier avec des titres et sous-titres :
Bureau
Sol : 20,75x17,35

Hall d'entrée
Sol : 4,25x5,27
Vitres : 2x3,25

C'était long et fastidieux, surtout, il ne fallait pas se tromper ou oublier des zones et ne pas perdre le papier (à l'époque je prenais systématiquement mes prises de côtes en photo).
Pour les gros bâtiments, lorsqu'il fallait revenir plusieurs mois plus tard pour une demande d'intervention partielle, si les côtes n'étaient pas suffisament précises, on était bon pour une reprise de côte...

Avec la tablette, fini la perte des papiers, et bonjour la visibilité
Vous prenez en photo les pièces, les vitres, et vous notez les côtes avec le stylet directement sur les photos !

 
Si votre prospect / client vous rappelle dans 6 mois pour ne faire nettoyer qu'une partie, vous pouvez lui refaire un devis sans avoir à revenir sur place ! Réactivité et gain de temps assurés.

Tablettes et accessoires

J'ai actuellement la Surface Pro de Microsoft (128Go SSD, 8Go de RAM) avec laquelle je rédige cet article au milieu des airs :


La Surface Pro permet vraiment d'avoir un Windows normal sur un écran de tablette. Possibilité d'ajouter un clavier qui s'attache via un système d'aimant très bien conçu.
Vous pouvez aussi brancher un adaptateur HDMI pour projeter / étendre l'affichage sur l'écran d'une télé. Vous pouvez aussi utiliser le stylet comme je le faisais avec ma Note 8.

Il existe de nombreuses autres tablettes qui feront le travail, tout dépend de vos habitudes, mais notez que le stylet est indispensable et un écran de 9 pouces est vraiment le minimum.

Pensez à garder les photos

Il est préférable de prendre les photos d'abord puis de les importer ensuite dans un document permettant l'écriture au stylet. Evitez de prendre les photos directement depuis l'application (Snote sur Samsung ou Word sur Windows), ceci afin d'avoir les photos dans la galerie de votre appareil et pouvoir les utiliser pour d'autres usages :

- Ajout des photos sur les devis / les fiches d'intervention communiquées aux intervenants.
- Ajout des photos sur les prestations de vos clients directement dans votre logiciel de gestion / CRM pour que vos clients puissent consulter les photos en ligne : avant, pendant et après intervention.

Pensez aussi à activer la synchronisation de vos appareils pour pouvoir récupérer vos photos depuis d'autres appareils.

Soit vous utilisez les applications natives telle que Google Photos sur Android, soit vous passez par des applications qui permettent d'accéder à votre téléphone depuis un ordinateur. La plus connue sur Android étant AirDroid.

Des devis avec photos, 3 fois plus efficace pour signer !

Ayant dirigé une société de nettoyage pendant 8ans, nous avons eu le temps d'essayer pas mal de techniques, marketings / communications / commerciales jusqu'à développer un logiciel de gestion commerciale qui faisait le travail qu'on lui demandait. Après que d'autres sociétés de nettoyage se mettent à utiliser nos technologies en masse sur toute la France, Réunion, Monaco, Guadeloupe, nous avons pu analyser de nombreuses statistiques :
En moyenne, un devis avec photos du chantier a 3 fois plus de chances d'être signé (à tarif équivalent).

Voici un devis simple mais ultra efficace, avec photo (réalisé avec le logiciel Econeto).


Des fiches d'interventions avec photos !

Quand vous avez des bureaux, montées d'immeubles, parties communes, bâtiments principaux, des annexes, locaux techniques, containers à nettoyer avec des périodicités différentes... ça devient vite compliqué de faire passer les bonnes infos aux bons intervenants.
Pour éviter les erreurs, notamment lors des remplacements de personnel (80% des incidents d'intervention sont enregistrés pendant les périodes de congés)
Assurez-vous que les intervenants aient rapidement et facilement l'ensemble des informations nécessaires pour remplacer un collaborateur absent.
Numéro de clé, code de porte, positionnement des points d'eau, règlement intérieur et protocole de sécurité, cahier des charges, listing des matériels / produits / consommables nécessaires. Autant d'éléments à définir clairement à rendre accessibles rapidement pour chaque collaborateur concerné.

Puis vient la remontée d'information, heures d'arrivée et de départ, temps passé, observations, statut des interventions, réclamations du client, état des stocks / niveaux de produits chez les clients... Certaines sociétés mettent en place des systèmes de pointage, mais c'est souvent mal intégré, mal configuré, et les salariés trouvent toujours un moyen pour contourner le système (pointer ne veut pas dire être sûr à 100% de la présence de l'intervenant)

Le faire avec Word c'est bien, mais si ce n'est pas automatisé et relié à l'agenda, aux fiches clients, aux listings des heures... Votre fiche d'intervention vous ajoutera plus de travail qu'elle ne vous en enlèvera. Voici une Fiche d'intervention réalisée avec Econeto avec photo et listing matériel automatique :
(Voir sur Facebook explication de l'automatisme "checking matériel / produits / consommable)


Redimensionner vos photos, pour diminuer la taille des PDF en pièces jointes des mails

Vous avez sûrement déjà été confronté à ce problème. Vous souhaitez envoyer un PDF, mais il est trop lourd. Ou alors il part, mais il part dans les spams et le client ne le voit pas...
Avant j'utilisais le logiciel xNview, un super logiciel gratuit, qui vous permettra de redimensionner à la volée des milliers de photos en 1024. Changer leur format ou appliquer des traitements / filtres.
En 2013 on a intégré le traitement de photo directement dans notre logiciel de gestion. Ce qui fait que même mon père pouvait envoyer des photos prises avec son smartphone. Econeto redimensionne, compresse et ajoute le logo de la société de nettoyage en bas à droite de l'image ! Et pourtant, mon père est loin d'être à l'aise avec l'informatique.

Une photo qui faisait 5 méga ne fait plus que 110 ko en moyenne, soit 0,11 méga. La qualité d'impression est parfaite et les temps de chargement grandement réduits. Notamment pour le site web puisque nous pouvons pour chaque photo indiquer la rubrique du site web dans laquelle nous souhaitons la publier. (On peut très bien ne pas publier les photos sur le site web)

Avoir un logiciel qui automatise les tâches rébarbatives et vous donne des infos concrètes


Une fois que vous avez un logiciel qui contient tous vos clients, toutes les prestations que vous réalisez pour lui (régulièrement mais aussi ponctuellement), quels mois de l'année, selon quelles périodicités (1 mardi sur 2, 1er jeudi du mois, 5 jours par semaine...), effectuées par quel(l(e))s salarié(e)s, avec les photos de chaque prestation / chantier...
Tout est renseigné, le reste est semi-automatisé (devis, factures, planning, listing heures, fiches d'interventions, exports comptable, gestion des encaissements et relances des impayés...)



Non seulement vous avez des informations sur vos taux horaires en prédictif, mais aussi en temps réel pour chaque salarié :



Mais finalement une grande partie de ces données concernent aussi les clients qui aimeraient y avoir accès !

Donnez l'accès à vos clients directement en ligne aux photos et informations contractuelles

Quand est-ce qu'ils reviennent me laver les vitres ? Et ramasser les détritus sur mon parking ? Tiens il me faudrait la facture de Juin au format PDF....


Vos clients ont droit d'avoir accès à ces données, et c'est encore mieux si leur donner ces accès sert vos intérêts !

Avec ma société de nettoyage, en 2012, on utilisait encore CEGID, difficile d'intégrer des photos aux devis, obliger de retourner au bureau pour avoir accès au logiciel, redimensionner les photos, imprimer une deuxième fois pour superposer... Avec Econeto c'est fini ! Non seulement on a accès de n'importe où (au moment où j'écris ces lignes, je suis à l'étranger) mais même vos clients auront accès à leurs données !

Cerise sur le gâteau, vous êtes informé en temps réel quand un client consulte le planning, sa facture, son devis, et/ou revisite des pages de votre site web... En 2018 ça me paraît être le minimum !

Pour voir l'interface destinée aux prospects et clients de la société de nettoyage :


Vous recevrez un devis démo effectué avec l'ancienne base de données de ma société de nettoyage. N'hésitez pas à vous balader sur le site web ensuite, site web généré avec Econeto et administrable directement depuis l'interface du logiciel !
Et oui, Econeto est installé directement sur le nom de domaine de la société de nettoyage et est aux couleurs de la société.

Être informé en temps réel lorsque votre prospect re/consulte son devis

La société de nettoyage est informée par Econeto en temps réel à chaque fois qu'une personne consulte un devis, une facture, des photos, un formulaire de réclamation ou autre.

On ne perd plus de temps à relancer des devis 5 fois, on a juste à attendre qu'ils soient reconsultés en ligne pour rappeler le prospect et finaliser le contrat !

Econeto révolutionne la façon de gérer une société de nettoyage depuis 2012

Il est difficile de montrer en un seul article de blog toutes les technologies qu'on a développé depuis 2012 pour ma société de nettoyage. C'est pour cette raison que nous avons réalisé cette vidéo.

Personnellement je ne voulais pas être esclave de ma société, faire mes factures à 2h du matin comme mon père. Me lever à 5h comme un ami qui a sa société de nettoyage... Pour gagner 1400€ / mois...
Grâce à ces technologies on a pu gagner beaucoup de temps, du temps qui m'a permis de développer Econeto, d'acheter et de rénover un appartement... D'aider des centaines d'entrepreneurs et générer des milliers d'€ de C.A. à des taux horaires plus que rentables ! Quand j'ai revendu ma société de nettoyage en Août 2017 pour me consacrer à Econeto, le taux horaire moyen de nos contrats de ménage (bureaux principalement) était de 36€ H.T. Si on l'a fait, vous pouvez le faire aussi, encore faut-il avoir le marketing, les arguments commerciaux et les technologies pour le faire !


Auteur : Jonathan Poinas
Passionné par les nouvelles technologies, j'aime créer des projets et aider les autres dans les leurs.
Gérant de la SARL Alpes Techniques Nettoyages (nettoyage industriel à Annecy), j'ai commencé le développement d'un logiciel sur mesure en 2012, je le distribue depuis Avril 2014 à d'autres sociétés de nettoyage dans toute la France sous le nom d'Econeto.


 

Vous êtes une société de nettoyage ?


Découvrez le logiciel pour entreprises de nettoyage Econeto.
Développé par le gérant d'une société de nettoyage !





Vidéo - Karl, dirigeant d'une entreprise de nettoyage


Vidéo - Coefficients de chiffrage
Mini-logiciel gratuit

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