Tout savoir sur l'entrepreunariat de la propreté

Technologie, technique, administratif, législation, fournisseur, bons plans...



   
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Mises en pages, mentions légales...


Actuellement en train de travailler sur plusieurs fonctionnalités liées à la réalisation des devis, un petit article s'impose...

Qu'est-ce qu'un devis ?

Un devis est un document réalisé par l'entreprise proposant produit des ou des service. Ce devis est envoyé (signé) au prospect (potentiel futur client) pour détailler l'offre proposée (détail des interventions, prix, conditions de paiement etc...)

Devis ou contrat ou les deux ?

Certains font des devis pour des interventions ponctuelles (exemple : nettoyage de fin de chantier), et font des contrats pour des interventions récurrentes / régulières (exemple: ménage de bureaux)

Pour ma part, je réalise des Devis contractuels (c'est donc ce que vous avez dans Econeto), à quoi bon s'embêter avec plusieurs mises en page et documents pour arriver au même résultat : signer un engagement entre les 2 parties.
Devis contractuel signifie que la simple acceptation du devis par signature du client transforme le document en contrat engageant les 2 parties.

Refus de signer le devis et renvoi d'un bon de commande

Le devis est un document qui a pour but d'informer votre futur client / contractant des conditions que vous lui imposez en échange des services que vous vous engagez à réaliser en contre-partie.

Il arrive que certains ne souhaitent pas signer votre devis et préfèrent vous renvoyer un Bon de commande.
Ou comment accepter votre prix en refusant tout le reste (cgv, publication des photos, acompte...).

Les fins stratèges de l'acceptation par bon de commande sont soit des organismes d'état (mairie, collectivité...) soit des associations, soit des filliales de gros groupes (avec soit-disant beaucoup de responsables qui sont tous en vacances et ne peuvent pas accepter le devis), héhé...

1er piège : Vérifiez toujours le bon de commande envoyé par mail en pièce jointe, certains ne mettent qu'une seule ligne avec le total TTC en écrivant H.T. ou enlèvent certaines prestations du devis... Si vous ne vérifiez pas, vous réaliserez l'ensemble des prestations avant de vous rendre compte du traquenard à la fin des interventions.

2ème piège : Faites toujours signer un bon de passage "Date, nom du client, mention : Intervention selon devis, avec montant et liste des interventions" signé et tamponné par votre client à la fin des interventions. Ca évitera de courir après les sous parce que vous n'avez pas de bon de passage (car malheureusement ce sont ces mêmes clients qui font durer le plaisir en refusant le paiement parce que vous avez oublié de signaler la référence du bon de commande, la photocopie de votre bon de passage ou encore qu'une des prestations n'était pas sur le bon de commande...)

Bref, quand votre prospect vous répond par bon de commande, ça sent le client chiant, vous lutterez dans la plupart des cas pour vous faire payer. D'ailleurs, la plupart du temps, leur "structure" ne pourra pas vous verser d'acompte avant intervention.

Fuyez ou allumez-les. Au choix ^^.

Personellement je refuse majoritairement les demandes de devis des mairies et autres organismes publics (et même les fonctionnaires en tant que particuliers qui sont d'une chiantitude à toute épreuve). Les 3 fois où j'ai fait des exceptions, j'ai eu problème sur problème...

Devis de nettoyage et appels d'offres

Les appels d'offre, ce n'est pas spécialement ma tasse de café et vous l'aurez compris puisque les organismes publics sont sur ma liste noire. De plus en plus d'artisans ne souhaitent plus travailler pour eux. (pas d'acompte, délais de réglements, sympathie et sourire inexistants, chiantitude, dénigrement, "arnaque" au bon de commande...)

Mais pour ceux qui ne sont pas encore découragés, répondre à un appel d'offre c'est long, c'est chiant (certains demandent de tout détailler jusqu'au temps de nettoyage par paillasson, si jamais un jour ils en enlèvent un on sait jamais, humour...), c'est risqué (souvent beaucoup de données pour chiffrer et en même temps pas assez pour être précis), et pour couronner le tout, vous êtes mis en concurrence avec 10 autres sociétés et savez pertinamment que c'est la société d'Europe de l'Est qui va remporter le contrat.

Il reste quelques exceptions, certains gros contrats pour des collectivités qui vont choisir des entreprises locales ou ayant un C.A. qu'ils jugent suffisamment important pour remporter l'appel d'offre.

Comment répondre à un appel d'offre ? Dans les délais...
Vous devrez commencer par rédiger si ce n'est déjà fait, votre mémoire technique. Celui-ci présente votre société, votre "aptitude professionnelle" (outillage, savoir-faire, ressources humaines, solvabilité) pour rassurer le(s) décisionnaire(s).
Viendra ensuite la déclaration de candidature (D.C.1), de sous-traitance (D.C.4) et il vous faudra fournir pas mal de documents comme une assurance décénale (ça c'est nouveau) dans certains cas ou encore le formulaire NOTI prouvant que vous êtes à jour dans vos déclarations sociales et fiscales... Ça en fait des documents :)

Comme vous le savez, ECONETO c'est un réseau grandissant et avons noué des partenariats avec plusieurs sociétés pour conseiller les utilisateurs d'Econeto. Il est donc temps de vous présenter ASSIST CONSEILS IDF opérant sur tous les départements et DOM-TOM. Plusieurs utilisateurs d'Econeto ont déjà fait appel à leurs services !

La société ASSIST CONSEILS IDF est spécialisée dans l'accompagnement des entreprises souhaitant répondre aux offres de marchés publics.

Attention à l'annexe 7 de la convention collective du nettoyage si vous êtes auto-entrepreneur

Remporter une offre publique peut être un vrai boost pour la société, mais aussi un cauchemard si vous êtes auto-entrepreneur !
En effet, l'annexe 7 vous impose la reprise du personnel de la société sortante ! En tant qu'auto-entrepreneur, vous avez le droit d'avoir des salariés, mais serez vite submergé par les charges face au seuil maximal de chiffre d'affaire.

Mentions obligatoires / conseillées

Ne cherchez pas, mettez-en un maximum sur votre devis, en cas de contrôle ils ne vous metteront pas d'amende pour en avoir trop mis. A l'inverse, ils ne vous louperont pas (1500€ d'amende pour oubli des mentions légales).

  • Nom de la société ou nom et prénom du déclaré en nom propre / auto-entrepreneur
  • Adresse, code postal, commune
  • Numéro SIRET et RCS (ville)
  • Assureur et numéro de contrat d'assurance
  • N° de TVA Intra-communautaire (si vous êtes auto-entrepeneur vous n'en n'avez pas)
  • Statut de la société (SARL, EURL, Affaire personnelle...)
  • Capital social (si vous en avez un)
  • Téléphone, Fax, Email sont conseillés...
  • Numéro du Devis avec la date
  • Nom du client
  • La durée de validité du devis
  • Indiquer si le devis est gratuit ou payant
  • L'adresse d'intervention et de facturation du client
  • Montant H.T., T.V.A. et T.T.C.
  • La devise, € $ Yen ^^
  • Mentions obligatoires de conditions de règlement :
Réglement à réception de facture (prestation de services). Une pénalité pour retard de paiement sera appliquée en fonction du taux (Refi : taux variable, actuellement : 0,75%) appliquée par la Banque Centrale Européenne majoré de 10 points (Article L441-6 du Code de Commerce).
Une indemnité forfaitaire de 40 € sera systématiquement ajoutée pour frais de recouvrement aux pénalités de retard, une facturation complémentaire pourra être effectuée en fonction des frais occasionnés en relances et rappels sur justificatif.
Une indemnisation complémentaire de 35 € par courrier établi (Rappel, LRAR) sera réclamée au débiteur pour frais de recouvrement engagés si supérieurs au montant forfaitaire de 40€ (décret (n°2012-1115) du 2 octobre 2012 JO du 4 octobre 2012))
  • La mention : "Devis reçu avant l'exécution des travaux"
  • Vos CGV, profitez en pour mettre un article sur l'utilisation des clichés réalisés chez vos clients. Vous ne serez pas embêté avec les droits lorsque vous voudrez publier les photos sur Facebook ou votre site web... Restez discret de manière à ce qu'on ne puisse pas identifier les personnes sur les photos et ne pas prendre les objets de valeur en photo.
  • Le numéro de page avec le total des pages. Et oui c'est pas parce qu'on signe la 10ème page du devis ou même qu'on paraphe qu'on a forcément vu toutes les pages... Page n°1/8, 2/8, 3/8, vous avez compris le principe.
  • Votre logo
  • Et rien ne vous empêche d'inclure directement dans le devis, la présentation de votre société, de vos prestations, de vos collaborateurs, etc...

Mise en page des devis / Etats

Un beau devis ça doit envoyer ! C'est l'image de votre société. Est-elle sympathique, dynamique, colorée, joyeuse, ou est-elle froissée, en noir et blanc, triste et sans personnalité ? Bhen regardez vos devis et vous aurez la réponse.

Commencez déjà par votre logo, simple et épuré. Pas forcément besoin qu'il ait une signification. Stop au cliché, l'éponge, la goutte d'eau, la raclette... Vu et revu et en plus vous allez être amené à faire autre chose que des vitres et utiliser pas mal de matériel autre qu'une éponge. Si votre logo n'est pas encore fait, alors vous lisez ce conseil au bon moment, sinon pour les autres, mieux vaut tard que jamais.

Ensuite, structurez votre devis, titre, texte, prix, chacun avec un code couleur/taille/police/marge différents.
Quelques photos du chantier et votre devis sera déjà plus plaisant pour votre client.

Pourquoi pas (envoi par courrier / remise en main propre)
Glissez vos devis dans une pochette réalisée chez un imprimeur ou une pochette de couleur.
Agrafez votre carte de visite sur la pochette.
Glissez votre plaquette avec votre devis
Pulvérisez du parfum sur les feuilles

Pourquoi pas (envoi par mail)
Liez des photos de vos interventions en pièce jointe.
Lien vers votre site web, votre page Facebook, Google +, Twitter
Numéro de la société, numéro de portable / ligne directe

Et bien sûr, si vous utilisez Econeto, le tracking de consultation pour savoir quand votre client consulte son devis. Votre client a accès à une interface sur votre propre site web sur laquelle il peut consulter le planning d'intervention, les photos avant/pendant/après intervention, un formulaire de réclamation, télécharger la pièce au format PDF ou encore transférer la pièce à un collaborateur.

Mises en page et modèles de devis dans ECONETO

Certains d'entre vous peuvent déjà créer des modèles de devis ! (activation progessive)

  • Présentation particuliers
  • Présentation professionnels
  • Fin de chantier
  • Contrat ménage
Vous n'aurez qu'à organiser les éléments pour chaque modèle, ajouter des titres, des photos, votre logo, une zone d'acceptation, etc....

Puis sur chaque devis, vous n'avez plus qu'à sélectionner simplement de cette manière le modèle que vous souhaitez utiliser :

Devis nº du 17/02/2019 | Modèle

Nous vous rappelons que les devis par défaut dans ECONETO contiennent déjà toutes les mentions obligatoires (C'est à l'utilisateur de vérifier que ses devis sont conformes à la législation)

Calcul des devis automatiques avec les surface en m²

Vous pouvez utiliser cet outil que nous avons développé pour les sociétés de nettoyage mais aussi pour leurs clients :

Outil de calcul de prix d'un ménage de bureaux


Auteur : Jonathan Poinas
Passionné par les nouvelles technologies, j'aime créer des projets et aider les autres dans les leurs.
Gérant de la SARL Alpes Techniques Nettoyages (nettoyage industriel à Annecy), j'ai commencé le développement d'un logiciel sur mesure en 2012, je le distribue depuis Avril 2014 à d'autres sociétés de nettoyage dans toute la France sous le nom d'Econeto.


Vous êtes une société de nettoyage ?


Découvrez le logiciel pour entreprises de nettoyage Econeto.
Développé par le gérant d'une société de nettoyage !





Vidéo - Karl, dirigeant d'une entreprise de nettoyage


Vidéo - Coefficients de chiffrage
Mini-logiciel gratuit

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